Ofisiniz için Kaç Metrekare Alana İhtiyacınız Var?

İhtiyacınız olan ofis çalışma alanının boyutunu nasıl hesaplarsınız ? Dikkat etmeniz gerekenleri bu yazımızda sizin için inceledik.

Salgın ile birlikte rutin iş düzeni az da olsa yerini uzaktan çalışmaya bıraktı ve çalışanlara istedikleri yerde çalışma özgürlüğü verdi. Teknolojinin gelişmesiyle birlikte uzaktan çalışma metodu hız kazansa da kendi içerisinde çeşitli avantaj ve dezavantajları bulunduğundan gelenekçi firmalar bu düzene geçmek için henüz erken olduğunu düşünüyor. Hatta iş gücüne dayanan bazı sektörler için uzaktan çalışma metodu oldukça caydırıcı. Ofislerimizden vazgeçemediğimiz durumlarda ofis çalışma alanı firma için oldukça önemlidir. Bu alana karar verirken henüz başlangıçta ihtiyaç duyulan ofis alanını belirleyip buna göre bir ofis seçmekte fayda var. İşiniz için ihtiyacınız olan alan miktarı gerçekten ne kadar? Ofise taşındıktan sonra ihtiyacınız olan alanın daha fazla veya daha eksik olduğunu düşündüğünüzde geç kalmış olabilirsiniz. Sonradan ofis değiştirmek maliyetli olacağından en başından düşünmekte fayda var.

Ofis İhtiyaçlarınız Neler?

Bir ofis ararken ilk düşündüğünüz şey büyüklüktür. Ofis masası, deri ofis koltuk takımı ve bilgisayar sandalyesi gibi ihtiyaçlarınızın, ofisiniz için ne kadar geniş bir alana ihtiyacınız olduğunu belirleyene kadar satın almanızın bir önemi yoktur. Çünkü; ofis mobilyanızın ölçüsünü ofis alanınıza göre ürettirebilirsiniz ama ofis alanınızın ölçüsünü değiştiremezsiniz. En başta küçük bir alan kiralarsanız ve eğer büyümekte olan bir işyerine sahipseniz, muhtemelen bir süre sonra bu alana sığmakta güçlük çekeceksiniz ve ofisinizi değiştirmek zorunda kalacaksınız. Aynı şekilde olması gerektiğinden büyük bir yer tercih ederseniz ise fazladan kira maliyeti sizi yorabilir. Gerçekte ne kadar bir alana sahip ofise ihtiyacınız olduğuna dair net bir formül yok fakat bunu cevaplamak için nelere dikkat etmeniz gerektiğinden bahsedebiliriz. İlk olarak bulunduğunuz sektörü düşünerek ihtiyaçlarınızı belirlemeye başlayabiliriz ve genel olarak her sektör için şu sorulara cevap arayabiliriz.

• İşletmeniz kaç adet departmandan oluşuyor?(muhasebe, planlama, projelendirme vb.)
• Kaç adet çalışanınız var?
• Sık toplantı yapıyor musunuz? Toplantı görüşmeniz nasıl gerçekleşiyor? yüz yüze mi? yoksa uzaktan çeşitli programlar üzerinden mi?
• Molalar için dinlenme odanız olacak mı? Çalışanlarınıza kendi firmanız bünyesinde yemek veriyorsanız yemekhaneye ihtiyacınız olacaktır.
• Ürün depoluyor musunuz?
• Sürekli büyüyüp gelişen bir firma mısınız? fazladan personel için yer ayırmakta fayda var. İhtiyacınız olduğunu düşündüğünüz ofis alanlarının %20 fazlasını tercih edin.

Ofisiniz için Alan Boyutlarını Belirleme

Uygun yerleşim planınızı yapmak işinizi kolaylaştıracaktır. Aslında üç farklı seçeneğiniz var.

1. Cam bölmelerle ayrılmış herkesin tek bir alanda çalıştığı oda tiplerini tercih edebilirsiniz.
2. Diğer bir seçenek ise ayrı ayrı bölünerek oluşturulmuş klasik toplantı salonu, çalışan masaları ve yönetici masalarının ayrı ayrı odalara yerleştirildiği seçenektir.
3. Üçüncü seçenek ise ilk iki seçeneğin karışımıdır. Bazı iş bölümleri diğer ekiplerle koordineli çalışmak için aynı ortamda bulunmayı tercih edebilirler.

Ayrıca sade tasarımı önemseyen bir firmaysanız minimalist ofislerle ilgili yazımızı da incelemenizde fayda var.

Sırada alan boyutlarını belirlemek kaldı. Tüm bu sorulara cevap verdikten sonra bu alanlara kaç çalışan yerleştirmeyi düşünüyorsunuz? aşağıdaki kişi ve oda başına belirlenmesi gereken alanlara göz atabilirsiniz.

• Personellerinizi konumlandırmak için her bir çalışanınıza 4-5 metrekare alan tahsis edebilirsiniz.
• Toplantı odanızda kaç çalışanınızla toplantı yapacağınıza ve masanızın büyüklüğüne göre değişkenlik gösterecektir. Bu nedenle ofislerinizdeki toplantı salonunuzda sembolik olarak bir kişi için 3 metre kare alana ihtiyacınız olacaktır. Bu da 5 kişilik bir toplantı salonunda ortalama 15 metrekarelik bir alan yapar.
• Dinlenme alanınızı bol yeşillikli bir alandan oluşturabilirsiniz. Yeşil rengin dinlendirici özelliği vardır bu nedenle sık bakım gerektirmeyen saksı bitkilerini tercih edin.
• Dinlenme alanının boyutunu bir kişi için 1.5metrekare olarak oluşturabilirsiniz, bu size az gibi görünse de tüm çalışanlarınız aynı zamanda dinlenmeye salonuna çıkmayabilir veya çeşitli ihtiyaçları için dışarı çıkmak isteyebilirler. Öncelikli amacımız iş üretmek olduğu için iş ile ilgili alanları daha ferah yapmakta fayda var .Ayrıca ihtiyacınız olmayan fazladan bir alan için kira ödemek ister misiniz?
• Yemekhane içinde aynı şekilde bir kişi için 2 metre kare alan ayırabilirsiniz. Yemek saatlerini farklı departmanlar için farklı saatler şeklinde organize ettiğinizde bir problem ile karşılaşmazsınız.
• -Ürünlerinize gelirsek öncelikle ürünlerinizi gruplandırmalısınız. Gruplandırdıktan sonra her bir grubu ayrı alana yerleştirerek kolay erişim için en az 65cm boşluk olacak şekilde geçiş için mesafe bırakmalısınız.

Belirttiğimiz alanlar sektörlerin farklı ihtiyaçlarına göre değişkenlik gösterebilir.

Ofis Seçerken Dikkat Etmeniz Gerekenler

Taşınmayı düşündüğünüz ofisi seçerken birçok şeye dikkat etmeniz gerekir. Bunlar başlıca şunlardır;

1. Pencerelerden yani günışığından uzak bir ofis tercih ederseniz, enerji maliyetleriniz artacaktır. Çalışanlarınızın veriminin iyi olmasını istiyorsanız iş yerinizin iyi aydınlatıldığından emin olmalısınız. Bunu doğal güneş ışığıyla sağlayabilirseniz, sizin için daha ekonomik olacaktır.
2. Çok sık evrak depolayan bir işletme misiniz? eğer böyleyse ofis dolaplarına ve bazı ofis cihazlarına ihtiyaçlarınız olacak bunlar için alan ayırdığınıza emin olun.
3. Tüm bu bahsettiğimiz uyarılardan sonra ise ofisin size ne kadar maliyeti olacağını düşünebilirsiniz. Metrekare başına ne kadar ücret ödeyeceksiniz? maliyet ve ihtiyaçlarını arasında bir denge kurmanız önemli.

Özetle, bir ofisin size ne kadar maliyeti olacağını belirlemek bir kaç unsurdan oluşuyor. Bunlar çalışan sayısı, ihtiyacınız olan cihazlar ve ofis mobilyaları, gelecekteki planlarınız ve firmanızın iş bölümlerine uygun bir kat planıdır. Umarım ofisiniz için kaç metrekare alana ihtiyacınız olduğunu artık belirleyebilirsiniz. Mobisan ofis mobilyalarının iç mimar hizmetinden profesyonel destek almak için hemen iletişime geçin.